Quels sont les meilleurs logiciels pour gérer une flotte de véhicules en 2023 ? Comment choisir ?

En tant que gérant ou chef d’entreprise, vous avez tout intérêt à adopter un logiciel de gestion de flotte. Certes de nombreuses entreprises utilisent Excel comme gestionnaire automobile. Cependant, Excel reste un outil généraliste. Il ne peut donc répondre à tous les besoins spécifiques de la gestion de parc en entreprise. Cela devient encore plus compliqué si l’entreprise possède plus de 5 véhicules. Heureusement, avec l’avancée que connait la technologie aujourd’hui, il existe des logiciels principalement dédiés à la gestion de flotte.

L’adoption d’un tel outil permet à la structure de fiabiliser le parc de véhicules, d’accroître sa productivité et de réaliser des économies. Un logiciel de gestion de flotte favorise une automatisation sécurisée de l’organisation d’une flotte automobile et ce, de A à Z. Cependant, on distingue sur le marché une myriade d’outils de gestion de flotte. Il devient alors capital de considérer certains paramètres pour faire un choix optimal. Découvrez-les dans cet article  !

Tenir compte de vos besoins en la matière

Bien avant de choisir un outil pour gérer efficacement votre flotte automobile, il faut d’abord définir vos besoins. Il vous sera beaucoup plus facile de choisir l’outil qui vous convient lorsque vous avez en amont connaissance de vos besoins et attentes. Les enjeux en lien avec la gestion de votre flotte répondent la plupart du temps à 3 aspects à savoir :

• La diminution des coûts engendrés par votre flotte
• L’optimisation du travail des gestionnaires de votre flotte pour restreindre les erreurs de saisie
• L’automatisation du calcul de certains coûts et la réduction au maximum des dangers ayant rapport avec la conduite et la sensibilisation des chauffeurs

Par ailleurs, la réglementation WLTP et LOM doit être également prise en compte. Après avoir défini vos besoins, vous devez alors chercher à savoir si le logiciel que vous allez choisir est évolutif ou non. Sur ce site https://www.winflotte.fr, vous trouverez un logiciel évolutif capable de répondre à vos attentes une fois après avoir évolué.

Vérifier si le logiciel offre des options d’automatisation

Les options d’automatisations offertes par un logiciel de gestion de flotte automobile ne doivent être en aucun cas négligées lors de votre choix. Ce critère vous permet de réaliser un gain de temps considérable en ce sens que le logiciel vous permettra d’automatiser une multitude de tâches.

Cependant, il faudra également veiller à ce que l’outil choisi vous offre non seulement la possibilité de gagner du temps par rapport à la gestion de la flotte, mais vous permette également de gagner du temps par rapport aux informations fournisseurs que vous devez importer. Ainsi, avant de délaisser votre feuille de calcul Excel, assurez-vous que votre logiciel de gestion de flotte permet l’automatisation de l’intégration de ces données.

Tenir compte de la sécurité de vos données

Un critère important à considérer dans le choix de votre outil de gestion de flotte automobile est la sécurité de vos données. En effet, étant le propriétaire, il est impératif de choisir un outil qui répond au dispositif RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Pour info, il existe certaines informations RH qui sont extrêmement sensibles. De ce fait, elles ne doivent qu’être vues par ceux qui ont une habilitation pour les consulter. C’est la raison pour laquelle vous devez vous assurer que le logiciel que vous allez choisir vous donne la possibilité de faire différents profils d’utilisateurs avec des droits modifiables.

En outre, vous devez chercher à comprendre la politique de stockage des données mise en place par votre prestataire. Privilégiez un prestataire qui enregistre vos informations sur des serveurs sûrs et performants. Cherchez également à savoir si vos données seront localisées dans votre pays ou ailleurs.

N’oubliez pas de vous assurer que votre fournisseur pourra vous restituer vos données en cas de rupture du contrat avant de choisir son logiciel. Il serait fort regrettable de ne plus avoir d’informations sur la gestion de votre flotte si vous changez de logiciel.

Prendre en compte la praticité de votre logiciel de gestion

De façon naturelle, un logiciel de gestion de flotte automobile peut être difficile à gérer. Pour ne pas rendre encore plus difficile la tâche, il vaut mieux choisir un outil qui possède une prise en main facile.

Ainsi, vous avez l’assurance de vite maitriser son fonctionnement pour usage optimal.