Comment gérer une flotte de véhicules ?

La gestion d’un parc automobile est loin d’être tâche simple. Elle nécessite la prise des décisions importantes qui influent sur le bon développement de l’entreprise. Le gestionnaire doit faire des choix stratégiques en ce qui concerne ses outils de travail et le suivi de ses autos. Voici des conseils pour gérer une flotte de véhicules.

Opter pour des solutions issues des nouvelles technologies

L’une des difficultés majeures que rencontre le gestionnaire d’une flotte de véhicules, c’est la centralisation des données relatives au parc et leur accessibilité aux autres acteurs de l’entreprise. La gestion d’un parc automobile impacte la firme à plusieurs niveaux (la comptabilité, les ressources humaines, la direction financière et bien d’autres). Même si les tableurs Excel peuvent se monter efficaces pour une flotte de petite taille, ces outils présentent très vite des insuffisances lorsque le nombre de véhicules augmente.

C’est là qu’interviennent les solutions conçues spécialement pour simplifier la tâche des gestionnaires de parc automobile.

Les logiciels de gestion de flotte automobile

Les programmes informatiques de gestion des parcs de véhicules permettent de centraliser toutes vos données. Ils rassemblent en seul endroit les informations en ce qui concerne les factures de vos différents fournisseurs et vous pouvez y accéder en quelques clics et les partager avec vos collaborateurs grâce à un tableau de bord. Ces logiciels proposés par https://geocontact.fr/ vous aident également à utiliser vos automobiles de manière rationnelle et à opter pour la taille optimale du parc qui répond aux besoins de l’entreprise. Par ailleurs, ces solutions s’intègrent aussi facilement dans la démarche de développement durable de la firme.

Les nombreuses fonctionnalités de ces programmes aident le gestionnaire à gérer sereinement sa flotte de véhicules. Pour un accès sécurisé aux voitures du parc, vous pouvez aussi opter pour une armoire à clé connectée. Cette option peut être intégrée au programme de gestion ou fonctionner de façon autonome.

Les boitiers télématiques

L’installation de boitiers télématiques dans l’ensemble des automobiles de la flotte, qu’ils soient de services ou utilitaires vous permet de récolter des informations sur le fonctionnement de vos voitures. Selon le prestataire que vous choisissez, les données collectées vont vous permettre d’évaluer le kilométrage parcouru, la consommation d’essence, etc.

Veiller à l’entretien régulier des automobiles de votre parc

Au-delà de centraliser les différentes informations en ce qui concerne l’utilisation de vos véhicules, il est également judicieux de vous assurer régulièrement de son état. Les contrôles techniques sont donc obligatoires et ne pas les réaliser est considéré comme un délit. Même si les entretiens constructeurs ne sont pas obligatoires, ils sont néanmoins nécessaires pour vous assurer du bon fonctionnement du moteur d’une voiture ainsi que sa durée dans le temps. Ainsi, vous pourrez optimiser vos différents coûts, les anticiper et éviter les frais supplémentaires.

Souvent négligés, les pneus ont aussi besoin d’être entretenus pour assurer le bon état des véhicules d’un parc. En effet, des pneus trop gonflés peuvent réduire le rendement kilométrique de la voiture. A contrario, lorsqu’ils sont peu gonflés, le système de freinage est moins performant, l’automobile consomme plus de carburant et les risques que vos pneus éclatent augmentent considérablement.

Définir la politique automobile de votre parc

La détermination de la Car Policy s’avère nécessaire pour une gestion optimale d’une flotte de véhicules. C’est un document qui permet à l’entreprise de définir la politique générale de l’utilisation de son parc automobile. Cette charte favorise une meilleure maitrise des coûts que génèrent les voitures. Elle aide le gestionnaire à proposer à ses collaborateurs un catalogue d’automobiles qui répondent à leurs besoins et respectent leurs droits.

La Car Policy permet aussi de mieux encadrer et de rendre l’utilisation de chaque voiture fluide, ce qui rend la tâche bien plus simple au gestionnaire. Grâce à elle, la firme évite les potentielles situations de litiges en établissant les règles dès le début puis en les communiquant aux conducteurs.

Opter pour une police d’assurance

Bien gérer une flotte automobile, c’est aussi la protéger en cas de sinistres. Un gestionnaire de flotte automobile est tenu d’assurer l’ensemble de ses voitures. Les compagnies d’assurance proposent des contrats spécifiques pour les parcs afin de garantir l’ensemble des véhicules. Vous pouvez comparer les prix des différents prestataires en ligne ou recourir aux services d’un courtier.